عشرة أخطاء شائعة في تفتيش مصانع التجارة الخارجية

1. تفتيش المصنع هو أمر يتعلق بالأعمال التالية، وليس له علاقة بالإدارة

لا يهتم بعض رؤساء الشركات بالعملاء أو يهتمون بهم قبل فحص المصنع. بعد التدقيق، إذا لم تكن نتائج فحص المصنع جيدة، فسوف يلوم الرؤساء الشخص المسؤول أو حتى يقيلوه. في الواقع، إذا كان فريقًا متماسكًا وتم تنسيق تفتيش المصنع من قبل جميع الموظفين، فكيف يمكن للشخص المسؤول عن مشروع صغير أن يمضي قدمًا إذا كانت الإدارة المسؤولة عن الطاقة لا تهتم به، ولا تهتم به؟ يتكلم ولا يأذن فيه.

2. احتفظ بنفس الشيء لمواكبة التغييرات، ويجب تطبيق مجموعة من المخططات على جميع عمليات التفتيش على المصنع

هذا النوع من المؤسسات لديه إدارة داخلية فضفاضة ولا يعمل بجدية. كل عميل لديه متطلبات مختلفة لفحص المصنع. على سبيل المثال، يطلب بعض العملاء استيفاء متطلبات القوانين واللوائح بالكامل، بينما يؤكد بعض العملاء بشكل خاص على الشفافية ويسمحون لك بالتعرض للمشاكل. ولذلك، يجب علينا إجراء الاستعدادات المستهدفة وتوفير المعلومات للعملاء.

3. ثق ببعض الشركات الاستشارية واختر أرخص وكالة استشارية لتقليل التكاليف

بعض شركات التجارة الخارجية لا تفهم ما هو فحص المصنع، معتقدة أنها تستطيع اجتياز فحص المصنع طالما أنها تقدم المال. ولم يأخذوا بعين الاعتبار قوة المؤسسات الاستشارية واختاروا المؤسسات الاستشارية ذات الأسعار الأقل للاسترشاد بها. ولم يدركوا أن هذه المؤسسات الاستشارية لم تتلق سوى الطلبات بأسعار منخفضة ثم فرضت فيما بعد رسومًا أخرى مقنعة. لذلك، من الأفضل البحث في معلومات الشركة وحالات النجاح وقوة الشركة وتوزيع الموظفين في المؤسسة الاستشارية قبل اتخاذ القرار.

4. ليس عليك أن تفعل أي شيء بنفسك

تسعى بعض الشركات فقط إلى تحقيق مصالح مباشرة وتضع كل طاقتها في العثور على عملاء لتوقيع العقود، في حين تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية لجميع الأمور المزعجة مثل تفتيش المصانع إلى مؤسسات استشارية خارجية وانتظار نتائج جيدة للتدقيق. في الواقع، هذا هو حقا حلم أحمق. لا يمكن لأي استشاري أن يحل محل المصنع. إذا لم تقم بفرز جميع المستندات والسجلات الموجودة على الموقع وتسليمها إلى الاستشاري لكتابتها، ولكن الموظفين لا يعرفون ما الذي يجب عليهم طرحه، فإن اجتياز المراجعة من هذا القبيل سيتحمل مخاطرة كبيرة ويضيع تعلمًا نادرًا فرصة.

5. صدق كثيرًا فيما يسمى بالعلاقة

يحب الشعب الصيني الانخراط في العلاقات. تستمع بعض الشركات فقط إلى تبجح المنظمات الاستشارية الفردية وتطلب منك إنفاق الأموال للعثور على شخص ما لحل المشكلات. إذا كان هذا هو الحال، فإن مصداقية شركة التدقيق سوف تضيع منذ فترة طويلة. ومع ذلك، فإن شركات التدقيق ومدققي الحسابات لديهم أيضًا مسؤوليات وظيفية صارمة، وليس لديهم في الأساس القدرة على تغطية السماء. على سبيل المثال، في عملهم، يحتاجون إلى التقاط صور ونسخ المواد لتقديمها إلى رؤسائهم للرجوع إليها، وتحتاج شركة التدقيق أيضًا إلى إجراء عمليات تفتيش مفاجئة على المدققين. إنها ليست ما يسمى بالعلاقة التي يمكنها التعامل مع كل شيء. يجب أن نأخذ الأمر على محمل الجد ونبدأ من أنفسنا.

6. بعض الناس واثقون جدًا من القواعد الخفية

يعتقد العديد من رؤساء شركات التجارة الخارجية أن الأجانب يحبون شراء قلوب الناس بقواعد خفية، تمامًا مثل الشعب الصيني. يعتقدون أنه من الجيد الحصول على الناس. ومع ذلك، فإن العديد من رجال الأعمال الأجانب لا يحبون هذا. لدى شركة التدقيق متطلبات صارمة للغاية ونظام إبلاغ بشأن النزاهة. إذا تم تصويرك والإبلاغ عنك على الفور وإبلاغ العميل النهائي، فلن يؤثر ذلك على الطلب فحسب، بل سيتم إدراجك أيضًا في القائمة السوداء للعميل.

7. الانتهازية والاحتيال

في بعض الشركات التي لا تسعى إلى إحراز تقدم، عندما يذكر العملاء فحص المصنع، فإن أول ما يتبادر إلى ذهنهم هو كيفية الغش والتجاوز. ليس لديهم أي نية لإجراء تحسينات إيجابية في الماضي. في الواقع، أصبح تجاوز هذا الروتين الآن أكثر صعوبة، وأصبحت مهارات التحقق لدى شركات التدقيق أكثر تعقيدًا. إذا كنت تمتلك مؤسسة ترغب في التطور على المدى الطويل، فيجب عليك مواجهة أوجه القصور لديك. كلما زادت العناصر الاحتيالية، قلت احتمالية اجتياز فحص المصنع.

8. الثقة الكاملة في الأجهزة

لا يعتمد فحص المصنع الذي تقوم به شركة التدقيق على المظهر فحسب، بل يعتمد أيضًا على حقيقة أن بعض رؤساء الشركات واثقون جدًا من فحص المصنع لأنهم مصانع ومباني مكاتب مبنية حديثًا. إنهم يشعرون أن مصانعهم أجمل بكثير من المصانع الأخرى من حولهم، ولا توجد مشكلة على الإطلاق. يحتوي المصنع التجريبي على الكثير من الأشياء. بالإضافة إلى الأجهزة المرئية، يولي التدقيق المزيد من الاهتمام للبرامج. على الرغم من أن أجهزة بعض المصانع ليست جيدة بشكل خاص، إلا أنها بذلت جهودًا كبيرة في الإدارة، وهو أمر يصعب على الغرباء رؤيته؛

9. التقليل من شأن نفسك، ومن المستحيل اجتياز فحص المصنع

على عكس الثقة المفرطة المذكورة أعلاه، تعتقد بعض المصانع أن أجهزتها عادية أيضًا وأن الحجم ليس كبيرًا، لذلك فهي واثقة جدًا من أنه من المستحيل اجتياز فحص المصنع للعميل. في الواقع، ليس عليك أن تعتقد ذلك. على الرغم من أن بعض المصانع صغيرة الحجم وأجهزتها ليست مشرقة جدًا، وطالما أنها تتعاون بشكل كامل وتبذل جهودًا للتصحيح، فإن النتائج النهائية لفحص المصانع للعديد من المصانع الصغيرة ليست سيئة.

10. لا تهتم بالصورة الموجودة في الموقع للمؤسسة، بل انتبه فقط إلى سجلات المستندات

يجب أن تكون الخطوة الأولى لفحص المصنع هي الرؤية. إذا كانت إدارتك في الموقع فوضوية، فمن الصعب تصديق أنك مؤسسة ذات إدارة موحدة وجودة إنتاج مؤهلة، وأن الانطباع الأول عن التخطيط والنظام المعقولين مهم جدًا للآخرين. نظرًا لأن جميع عمليات التدقيق تتم يدويًا، وبما أنها عملية بشرية، فهناك ذاتية. من المؤكد أن الصورة الجيدة للشركة ستترك انطباعًا أوليًا جيدًا.