Apakah Anda SQE atau pembelian, apakah Anda seorang bos atau insinyur, dalam aktivitas manajemen rantai pasokan suatu perusahaan, Anda akan pergi ke pabrik untuk diperiksa atau menerima inspeksi dari orang lain.
Lalu apa tujuan pemeriksaan pabrik? Proses inspeksi pabrik dan bagaimana mencapai tujuan inspeksi pabrik? Jebakan umum apa yang akan menyesatkan kita dalam menilai hasil inspeksi pabrik, sehingga memasukkan produsen yang tidak memenuhi filosofi bisnis dan persyaratan manajemen perusahaan ke dalam sistem rantai pasokan perusahaan?
Bagaimana melakukan audit pabrik secara profesional
1. Apa tujuan inspeksi pabrik?
Salah satu pembeli (pelanggan) berharap dapat memiliki pemahaman yang lebih baik tentang pemasok potensial melalui inspeksi pabrik, memperoleh informasi spesifik tentang kemampuan bisnis, skala produksi, manajemen mutu, tingkat teknis, hubungan kerja dan tanggung jawab sosial, dll., dan membandingkan informasi ini. dengan sendirinya Ambang masuk pemasok diukur dan dievaluasi secara komprehensif, kemudian pemilihan dilakukan berdasarkan hasil evaluasi. Laporan inspeksi pabrik memberikan dasar bagi pembeli untuk menilai apakah pemasok dapat bekerja sama untuk waktu yang lama.
Inspeksi pabrik yang kedua juga dapat membantu pembeli (pelanggan) menjaga reputasi baik dan pembangunan berkelanjutan. Seringkali terlihat bahwa beberapa media asing mengekspos penggunaan pekerja anak, pekerja penjara, atau eksploitasi pekerja serius yang dilakukan oleh merek terkenal, (seperti pabrik Apple di Vietnam). Akibatnya, merek-merek tersebut tidak hanya dikenakan denda yang besar, tetapi juga upaya bersama dari konsumen. melawan.
Saat ini, inspeksi pabrik tidak hanya merupakan kebutuhan perusahaan pembeli itu sendiri, tetapi juga merupakan tindakan yang diperlukan berdasarkan hukum Eropa dan Amerika Serikat.
Tentu saja penjelasan ini agak terlalu tertulis. Faktanya, tujuan kebanyakan dari kita pergi ke pabrik pada tahap ini lebih sederhana. Pertama, kita perlu melihat apakah pabrik tersebut ada; kedua, kita perlu melihat apakah situasi sebenarnya di pabrik terkait dengan materi promosi dan bisnis. Staf berkata dengan sangat baik.
Bagaimana melakukan audit pabrik secara profesional
2. Proses pemeriksaan pabrik dan bagaimana cara pemeriksaan pabrik untuk mencapai tujuan pemeriksaan pabrik?
1. Komunikasi antara pembeli dan pemasok
Jelaskan terlebih dahulu waktu pemeriksaan pabrik, susunan personel, dan hal-hal yang memerlukan kerjasama pihak pabrik selama proses pemeriksaan pabrik.
Beberapa orang biasa memerlukan pabrik untuk memberikan informasi dasar mereka sebelum inspeksi pabrik, seperti izin usaha, pendaftaran pajak, bank pembukaan rekening, dll., dan beberapa juga perlu mengisi laporan audit tertulis terperinci yang diberikan oleh pembeli.
Misalnya, saya dulu bekerja di pabrik yang didanai Taiwan, dan Sony datang ke perusahaan kami untuk memeriksa pabrik tersebut. Sebelum pemeriksaan pabrik, mereka mengeluarkan laporan pemeriksaan pabriknya. Isinya sangat detail. Ada ratusan proyek kecil. Produksi, Pemasaran, teknik, kualitas, pergudangan, personel, dan tautan lain perusahaan memiliki item ulasan yang sesuai.
2. Pertemuan pertama inspeksi pabrik
Perkenalan singkat tentang kedua belah pihak. Atur pengawalan dan jadwalkan inspeksi pabrik. Ini adalah rutinitas yang sama dengan tinjauan ISO
3. Review sistem dokumen
Apakah sistem dokumen perusahaan sudah lengkap. Misalnya, jika perusahaan mempunyai departemen pembelian, apakah ada dokumen mengenai kegiatan pembeliannya? Misalnya, jika perusahaan mempunyai desain dan pengembangan, apakah ada sistem dokumen untuk membentuk dokumen program kegiatan desain dan pengembangan? Jika tidak ada file penting, berarti ada file besar yang hilang.
4. Tinjauan di tempat
Terutama pergi ke tempat kejadian untuk melihat, seperti bengkel, gudang 5S, fasilitas proteksi kebakaran, identifikasi barang berbahaya, identifikasi material, denah lantai dan sebagainya. Misalnya saja formulir perawatan mesin sudah diisi dengan sebenar-benarnya. Apakah ada yang menandatangani dll.
5. Wawancara pekerja, wawancara manajerial
Pemilihan objek wawancara pekerja dapat dipilih secara acak dari daftar perusahaan, atau dapat dipilih sesuka hati, seperti sengaja memilih pekerja di bawah umur yang berusia antara 16 dan 18 tahun, atau mereka yang nomor pekerjaannya dicatat oleh auditor selama on- pekerja inspeksi lokasi.
Isi wawancara pada dasarnya berkaitan dengan gaji, jam kerja dan lingkungan kerja. Untuk melindungi hak dan kepentingan pekerja, proses wawancara dijaga kerahasiaannya oleh pihak pabrik, tidak ada personel manajemen pabrik yang diperbolehkan hadir, juga tidak diperbolehkan berada di area dekat ruang wawancara.
Jika Anda masih belum memahami beberapa pertanyaan selama inspeksi pabrik, Anda dapat berkomunikasi kembali dengan manajemen perusahaan untuk mempelajari lebih lanjut situasinya.
6. Ringkasan pertemuan
Keuntungan dan perbedaan yang terlihat selama inspeksi pabrik dirangkum. Ringkasan ini akan dikonfirmasi dan ditandatangani oleh pabrik di tempat dalam bentuk tertulis. Barang-barang yang tidak sesuai perlu diubah, kapan harus diperbaiki, siapa yang akan menyelesaikannya, dan informasi lainnya akan dikirim ke inspektur pabrik untuk dikonfirmasi dalam jangka waktu tertentu. Kemungkinan inspeksi pabrik kedua dan ketiga tidak dikesampingkan.
Proses pemeriksaan pabrik pelanggan pada dasarnya sama dengan pemeriksaan pabrik ISO, namun terdapat perbedaan. ISO untuk mengaudit pabrik adalah membebankan biaya kepada perusahaan, membantu perusahaan menemukan kekurangannya dan memperbaiki kekurangannya hingga akhirnya memenuhi persyaratan.
Ketika pelanggan datang untuk mengaudit pabrik, mereka terutama memeriksa apakah perusahaan memenuhi persyaratan mereka dan apakah Anda memenuhi syarat untuk menjadi pemasok mereka yang memenuhi syarat. Dia tidak membebankan biaya kepada Anda, jadi ini lebih ketat daripada audit ISO.
Prosesnya seperti ini, jadi bagaimana pengawas pabrik pelanggan dapat melihat sisi sebenarnya dari perusahaan tersebut?
Ketiga, pengalaman tempur sebenarnya dirangkum sebagai berikut:
1. Dokumen berawan
Pada dasarnya, Anda tidak perlu melihat terlalu banyak file program. File program terlalu mudah dilakukan. Anda dapat melewati pabrik ISO. Pada dasarnya tidak ada masalah dalam hal ini. Sebagai reviewer, ingatlah untuk membaca lebih sedikit dokumen dan lebih banyak catatan. Lihat apakah mereka mengikuti dokumentasi.
2. Satu rekaman tidak ada artinya
Untuk meninjau berdasarkan utas. Misalnya, apakah Anda bertanya kepada departemen pembelian apakah ada daftar pemasok yang memenuhi syarat? Misalnya jika Anda bertanya pada bagian perencanaan apakah ada jadwal produksi, misalnya Anda bertanya pada bagian bisnis apakah ada peninjauan pesanan?
Misalnya, apakah Anda bertanya kepada departemen mutu apakah ada pemeriksaan masuk? Jika mereka diminta untuk mencari materi individu tersebut, mereka pasti bisa menyediakannya. Jika mereka tidak dapat menyediakannya, pabrik tersebut tidak perlu ditinjau ulang. Pulang saja dan tidur untuk mencari yang lain.
Bagaimana cara menilainya? Ini sangat sederhana. Misalnya, pesanan pelanggan dipilih secara acak, departemen bisnis diharuskan memberikan laporan peninjauan pesanan ini, departemen perencanaan diharuskan menyediakan rencana kebutuhan material yang sesuai dengan pesanan ini, dan departemen pembelian diharuskan menyediakan pembelian. pesanan yang sesuai dengan pesanan ini, Minta departemen pembelian untuk memberikan apakah produsen pada pesanan pembelian ini termasuk dalam daftar pemasok yang memenuhi syarat, minta departemen kualitas untuk memberikan laporan pemeriksaan masuk bahan-bahan ini, minta departemen teknik untuk memberikan SOP yang sesuai , dan meminta departemen produksi untuk memberikan laporan harian produksi yang sesuai dengan rencana produksi, dll. Tunggu.
Jika Anda tidak menemukan masalah apa pun setelah memeriksa semuanya, itu berarti pabrik tersebut cukup dapat diandalkan.
3. Peninjauan di tempat adalah poin kuncinya, dan yang terpenting adalah apakah terdapat peralatan inspeksi peralatan produksi yang maju.
Dokumen dapat ditulis dengan indah oleh beberapa orang, tetapi tidak mudah untuk melakukan kecurangan. Terutama beberapa titik mati. Seperti toilet, seperti tangga, seperti model asal mesin dan peralatan, dll. Inspeksi mendadak bekerja lebih baik.
4. Wawancara pekerja, wawancara manajerial
Wawancara dengan manajer dapat menemukan jawaban dari tanggapan mereka. Wawancara dengan karyawan lebih tentang mendengarkan daripada bertanya. Peninjau tidak memerlukan perusahaan pabrik untuk menemani Anda. Lebih efektif pergi ke restoran staf dan memilih tempat untuk makan malam bersama staf dan mengobrol santai daripada yang Anda minta sehari.
Bagaimana melakukan audit pabrik secara profesional
4. Apa saja jebakan umum yang dapat menyesatkan penilaian kita terhadap hasil inspeksi pabrik:
1. Modal terdaftar.
Banyak teman yang beranggapan bahwa semakin banyak modal terdaftar berarti pabrik tersebut memiliki kekuatan. Faktanya, tidak demikian. Apakah ada 100w atau 1000w di Tiongkok, perusahaan dengan modal terdaftar 100w atau 1000w dapat didaftarkan di Tiongkok, tetapi hanya perlu mengeluarkan lebih banyak uang untuk perusahaan yang didaftarkan oleh agen. Dia tidak perlu mengeluarkan 100w atau 1000w untuk mendaftar sama sekali.
2. Hasil review pihak ketiga, seperti review ISO, review QS.
Saat ini terlalu mudah untuk mendapatkan sertifikasi ISO di China, dan Anda dapat membelinya setelah menghabiskan 1-2 minggu. Jadi jujur saja saya kurang setuju dengan sertifikat iso murahan itu.
Namun, ada sedikit trik di sini. Semakin besar sertifikasi ISO suatu pabrik maka semakin bermanfaat, karena auditor ISO tidak mau merusak papan tandanya sendiri. Mereka pada dasarnya dapat menjual sertifikat iso.
Ada juga sertifikat sertifikasi ISO dari perusahaan sertifikasi ternama internasional, seperti CQC China, Saibao, dan TUV Jerman.
3. Sistem file yang sempurna.
Dokumentasinya ditulis dengan terlalu baik dan eksekusinya buruk. Bahkan file dan operasi sebenarnya adalah hal yang sangat berbeda. Di beberapa pabrik, untuk mengatasi peninjauan, ada orang-orang khusus yang membuat file ISO, tetapi tidak ada yang tahu seberapa banyak orang-orang yang tinggal di kantor dan menulis file tersebut mengetahui tentang operasi sebenarnya perusahaan.
5. Mari kita pahami klasifikasi dan metode inspeksi pabrik di perusahaan Eropa dan Amerika:
Audit pabrik terhadap perusahaan-perusahaan Eropa dan Amerika biasanya mengikuti standar tertentu, dan perusahaan itu sendiri atau lembaga audit pihak ketiga yang berwenang melakukan audit dan evaluasi terhadap pemasok.
Perusahaan yang berbeda memiliki standar audit yang berbeda untuk proyek yang berbeda, sehingga inspeksi pabrik bukanlah perilaku umum, namun ruang lingkup standar yang diadopsi berbeda sesuai dengan situasi yang berbeda. Sama seperti balok Lego, standar kombinasi inspeksi pabrik yang berbeda juga dibuat.
Komponen-komponen ini secara umum dapat dibagi menjadi empat kategori: audit hak asasi manusia, audit anti-terorisme, audit kualitas, dan audit lingkungan, kesehatan dan keselamatan.
Kategori pertama, pemeriksaan hak asasi manusia
Secara resmi dikenal dengan audit tanggung jawab sosial, audit tanggung jawab sosial, penilaian pabrik tanggung jawab sosial dan sebagainya. Ini dibagi lagi menjadi sertifikasi standar tanggung jawab sosial perusahaan (seperti SA8000, ICTI, BSCI, WRAP, sertifikasi SMETA, dll.) dan audit standar sisi pelanggan (juga dikenal sebagai inspeksi pabrik COC seperti: WAL-MART, DISNEY, Carrefour inspeksi pabrik, dll).
“Audit pabrik” ini dilaksanakan dengan dua cara.
1. Sertifikasi Standar Tanggung Jawab Sosial Perusahaan
Sertifikasi standar tanggung jawab sosial perusahaan mengacu pada aktivitas di mana pengembang sistem tanggung jawab sosial perusahaan memberi wewenang kepada beberapa organisasi pihak ketiga yang netral untuk meninjau apakah perusahaan yang mengajukan permohonan untuk lulus standar tertentu dapat memenuhi standar yang ditentukan.
Pembelilah yang mewajibkan perusahaan Tiongkok untuk lulus sertifikasi standar “tanggung jawab sosial” internasional, regional, atau industri tertentu dan memperoleh sertifikat kualifikasi sebagai dasar pembelian atau penempatan pesanan.
Standar tersebut terutama mencakup SA8000, ICTI, EICC, WRAP, BSCI, ICS, SMETA, dll.
2. Audit standar sisi pelanggan (Kode Etik)
Sebelum membeli produk atau melakukan pemesanan produksi, perusahaan multinasional meninjau langsung pelaksanaan tanggung jawab sosial perusahaan, terutama standar ketenagakerjaan, di perusahaan Tiongkok sesuai dengan standar tanggung jawab sosial yang dirumuskan oleh perusahaan multinasional, yang biasa disebut kode etik perusahaan.
Secara umum, perusahaan multinasional besar dan menengah memiliki kode etik perusahaannya sendiri, seperti Wal-Mart, Disney, Nike, Carrefour, BROWNSHOE, PAYLESS HOESOURCE, VIEWPOINT, Macy's, dan negara-negara Eropa dan Amerika lainnya. Grup perusahaan di bidang pakaian, alas kaki, kebutuhan sehari-hari, ritel dan industri lainnya. Metode ini disebut autentikasi pihak kedua.
Isi dari kedua sertifikasi tersebut didasarkan pada standar ketenagakerjaan internasional, yang mewajibkan pemasok untuk melakukan kewajiban tertentu terkait standar ketenagakerjaan dan kondisi kehidupan pekerja.
Sebagai perbandingan, sertifikasi pihak kedua muncul lebih awal dan memiliki cakupan dan pengaruh yang lebih besar, sedangkan standar dan tinjauan sertifikasi pihak ketiga lebih komprehensif.
Kategori kedua, inspeksi pabrik antiterorisme
Salah satu upaya penanggulangan aktivitas teroris yang muncul pasca peristiwa 9/11 di Amerika Serikat pada tahun 2001. Ada dua bentuk C-TPAT dan GSV bersertifikat. Saat ini yang paling banyak diterima pelanggan adalah sertifikat GSV yang dikeluarkan ITS.
1. C-TPAT Anti Terorisme
Customs-Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT) bertujuan untuk bekerja sama dengan industri terkait untuk membangun sistem manajemen keamanan rantai pasokan untuk menjamin keselamatan transportasi, informasi keselamatan dan kondisi kargo dari asal hingga tujuan rantai pasokan. sirkulasi, sehingga mencegah infiltrasi teroris.
2. Anti-terorisme GSV
Verifikasi Keamanan Global (GSV) adalah sistem layanan bisnis terkemuka internasional yang memberikan dukungan untuk pengembangan dan penerapan strategi keamanan rantai pasokan global, yang melibatkan keamanan pabrik, gudang, pengemasan, pemuatan dan pengiriman, dan sebagainya.
Misi sistem GSV adalah bekerja sama dengan pemasok dan importir global untuk mempromosikan pengembangan sistem sertifikasi keselamatan global, untuk membantu semua anggota memperkuat jaminan keselamatan dan pengendalian risiko, meningkatkan efisiensi rantai pasokan, dan mengurangi biaya.
C-TPAT/GSV sangat cocok untuk produsen dan pemasok yang mengekspor ke semua industri di pasar AS, dan dapat memasuki AS melalui jalur cepat, sehingga mengurangi hubungan pemeriksaan pabean; Untuk memaksimalkan keamanan produk dari awal produksi hingga tujuan, mengurangi kerugian dan memenangkan lebih banyak pedagang Amerika.
Kategori ketiga, audit mutu
Dikenal juga sebagai audit kualitas atau penilaian kapasitas produksi, mengacu pada audit pabrik berdasarkan standar kualitas pembeli tertentu. Standarnya seringkali bukan “standar universal”, yang berbeda dengan sertifikasi sistem ISO9001.
Dibandingkan dengan audit tanggung jawab sosial dan audit anti-terorisme, audit yang berkualitas lebih jarang dilakukan. Dan tingkat kesulitan auditnya juga lebih sedikit dibandingkan audit tanggung jawab sosial. Ambil FCCA Walmart sebagai contoh.
Nama lengkap audit pabrik FCCA yang baru diluncurkan Wal-mart adalah: Penilaian Kemampuan & Kapasitas Pabrik, yaitu penilaian keluaran dan kapasitas pabrik. Termasuk aspek-aspek berikut:
1. Fasilitas dan Lingkungan Pabrik
2. Kalibrasi dan Perawatan Mesin
3. Sistem Manajemen Mutu
4. Pengendalian Bahan Masuk
5. Proses dan Pengendalian Produksi
6. Pengujian Lab In-House
7. Pemeriksaan akhir
Kategori keempat, audit kesehatan dan keselamatan lingkungan
Perlindungan lingkungan, kesehatan dan keselamatan, singkatan bahasa Inggris EHS. Ketika seluruh masyarakat semakin menaruh perhatian terhadap isu-isu kesehatan dan keselamatan lingkungan, manajemen EHS telah berubah dari sekadar pekerjaan tambahan dalam manajemen perusahaan menjadi bagian yang tak terpisahkan dari operasi perusahaan yang berkelanjutan.
Perusahaan yang saat ini memerlukan audit EHS meliputi: General Electric, Universal Pictures, Nike, dll.
Waktu posting: 03 Agustus-2022