فیکٹری آڈٹ کے عمل اور مہارت

آئی ایس او 9000 آڈٹ کی وضاحت اس طرح کرتا ہے: آڈٹ ایک منظم، آزاد اور دستاویزی عمل ہے جس میں آڈٹ کے ثبوت حاصل کیے جاتے ہیں اور اس کا معروضی جائزہ لیا جاتا ہے تاکہ اس بات کا تعین کیا جا سکے کہ آڈٹ کے معیار کو کس حد تک پورا کیا جاتا ہے۔ لہذا، آڈٹ آڈٹ ثبوت تلاش کرنے کے لئے ہے، اور یہ تعمیل کا ثبوت ہے.

آڈٹ، جسے فیکٹری آڈٹ بھی کہا جاتا ہے، اس وقت صنعت میں آڈٹ کی اہم اقسام ہیں: سماجی ذمہ داری آڈٹ: مخصوص جیسے Sedex (SMETA)؛ BSCI کوالٹی آڈٹ: عام جیسا کہ FQA؛ ایف سی سی اے انسداد دہشت گردی آڈٹ: عام جیسے SCAN؛ GSV ماحولیاتی نظم و نسق کا آڈٹ: عام جیسا کہ FEM صارفین کے لیے دیگر حسب ضرورت آڈٹ: جیسے Disney human rights آڈٹ، Kmart sharp tool آڈٹ، L&F RoHS آڈٹ، ٹارگٹ CMA آڈٹ (کلیم میٹریل اسیسمنٹ) وغیرہ۔

کوالٹی آڈٹ کیٹیگری

کوالٹی آڈٹ ایک منظم، آزاد معائنہ اور جائزہ ہے جو کسی انٹرپرائز کے ذریعے کیا جاتا ہے تاکہ یہ معلوم کیا جا سکے کہ آیا معیار کی سرگرمیاں اور متعلقہ نتائج منصوبہ بند انتظامات کے مطابق ہیں، اور کیا ان انتظامات کو مؤثر طریقے سے نافذ کیا گیا ہے اور آیا پہلے سے طے شدہ اہداف حاصل کیے جا سکتے ہیں۔ کوالٹی آڈٹ، آڈٹ آبجیکٹ کے مطابق، مندرجہ ذیل تین اقسام میں تقسیم کیا جا سکتا ہے:

1. مصنوعات کے معیار کا جائزہ، جس سے مراد صارفین کے حوالے کی جانے والی مصنوعات کے قابل اطلاق ہونے کا جائزہ لینا ہے۔

2. عمل کے معیار کا جائزہجس سے مراد پروسیس کوالٹی کنٹرول کی تاثیر کا جائزہ لینا ہے۔

3. کوالٹی سسٹم آڈٹ سے مراد ہے۔معیاری مقاصد کے حصول کے لیے انٹرپرائز کے ذریعے کی جانے والی تمام معیاری سرگرمیوں کی تاثیر کا آڈٹ کرنا۔

تھرڈ پارٹی کوالٹی آڈٹ

ایک پیشہ ور تھرڈ پارٹی انسپکشن آرگنائزیشن کے طور پر، موثر کوالٹی مینجمنٹ سسٹم نے بہت سے خریداروں اور مینوفیکچررز کو مصنوعات کی پیداواری عمل میں معیار کے مسائل سے پیدا ہونے والے خطرات سے بچنے میں کامیابی سے مدد کی ہے۔ ایک پیشہ ور تھرڈ پارٹی آڈٹ تنظیم کے طور پر، کی کوالٹی آڈٹ خدماتٹی ٹی ایسمندرجہ ذیل شامل ہیں لیکن ان تک محدود نہیں ہیں: کوالٹی مینجمنٹ سسٹم، سپلائی چین مینجمنٹ، آنے والے میٹریل کنٹرول، پروسیس کنٹرول، حتمی معائنہ، پیکیجنگ اور اسٹوریج کنٹرول، کام کی جگہ کی صفائی کا انتظام۔

اگلا، میں آپ کے ساتھ فیکٹری کے معائنہ کی مہارت کا اشتراک کروں گا.

تجربہ کار آڈیٹرز نے کہا ہے کہ کسٹمر کے ساتھ رابطے کے وقت آڈٹ کی حالت میں داخل ہو جاتا ہے۔ مثال کے طور پر جب ہم صبح سویرے فیکٹری کے گیٹ پر پہنچتے ہیں تو دربان ہمارے لیے معلومات کا ایک اہم ذریعہ ہوتا ہے۔ ہم مشاہدہ کر سکتے ہیں کہ آیا دربان کا کام کاہل ہے۔ دروازے والے کے ساتھ بات چیت کے دوران، ہم کمپنی کی کاروباری کارکردگی، کارکنوں کو بھرتی کرنے میں مشکلات اور یہاں تک کہ انتظامی تبدیلیوں کے بارے میں جان سکتے ہیں۔ انتظار کرو۔ چیٹ جائزہ لینے کا بہترین طریقہ ہے۔!

کوالٹی آڈٹ کا بنیادی عمل

1. پہلی ملاقات

2. انتظامی انٹرویوز

3. سائٹ پر آڈٹ (بشمول عملے کے انٹرویوز)

4. دستاویز کا جائزہ

5. آڈٹ کے نتائج کا خلاصہ اور تصدیق

6. اختتامی میٹنگ

آڈٹ کے عمل کو آسانی سے شروع کرنے کے لیے، سپلائر کو آڈٹ پلان فراہم کیا جانا چاہیے اور آڈٹ سے پہلے چیک لسٹ تیار کی جانی چاہیے، تاکہ دوسرا فریق متعلقہ اہلکاروں کا بندوبست کر سکے اور آڈٹ میں استقبالیہ کے کام میں اچھا کام کر سکے۔ سائٹ

1. پہلی ملاقات：

آڈٹ پلان میں، عام طور پر "پہلی ملاقات" کی ضرورت ہوتی ہے۔ پہلی ملاقات کی اہمیت,شرکاء میں سپلائر کی انتظامیہ اور مختلف محکموں کے سربراہان وغیرہ شامل ہیں، جو اس آڈٹ میں ایک اہم مواصلاتی سرگرمی ہے۔ پہلی میٹنگ کا وقت تقریباً 30 منٹ پر کنٹرول کیا جاتا ہے، اور اہم مواد آڈٹ کے انتظامات اور آڈٹ ٹیم (ممبران) کی طرف سے کچھ خفیہ معاملات کو متعارف کرانا ہے۔

2. مینجمنٹ انٹرویو

انٹرویوز میں شامل ہیں (1) فیکٹری کی بنیادی معلومات کی تصدیق (عمارت، عملہ، ترتیب، پیداوار کا عمل، آؤٹ سورسنگ کا عمل)؛ (2) بنیادی انتظامی حیثیت (مینجمنٹ سسٹم سرٹیفیکیشن، پروڈکٹ سرٹیفیکیشن، وغیرہ)؛ (3) آڈٹ کے دوران احتیاطی تدابیر (تحفظ، ساتھ، فوٹو گرافی اور انٹرویو کی پابندیاں)۔ مینجمنٹ انٹرویو کبھی کبھی پہلی ملاقات کے ساتھ مل کر کیا جا سکتا ہے. کوالٹی مینجمنٹ کا تعلق کاروباری حکمت عملی سے ہے۔ کوالٹی مینجمنٹ کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے مقصد کو صحیح معنوں میں حاصل کرنے کے لیے، جنرل مینیجر کو اس عمل میں حصہ لینے کی ضرورت ہے تاکہ کوالٹی سسٹم کی بہتری کو صحیح معنوں میں فروغ دیا جا سکے۔

3. آن سائٹ آڈٹ 5M1E：

انٹرویو کے بعد، آن سائٹ آڈٹ/وزٹ کا اہتمام کیا جانا چاہیے۔ دورانیہ عام طور پر تقریباً 2 گھنٹے ہوتا ہے۔ یہ انتظام پورے آڈٹ کی کامیابی کے لیے بہت اہم ہے۔ سائٹ پر اہم آڈٹ کا عمل یہ ہے: آنے والا میٹریل کنٹرول - خام مال کا گودام - پروسیسنگ کے مختلف طریقہ کار - عمل کا معائنہ - اسمبلی اور پیکیجنگ - تیار مصنوعات کا معائنہ - تیار مصنوعات کا گودام - دیگر خصوصی لنکس (کیمیکل گودام، ٹیسٹنگ روم، وغیرہ)۔ یہ بنیادی طور پر 5M1E کی تشخیص ہے (یعنی چھ عوامل جو مصنوعات کے معیار میں اتار چڑھاؤ کا سبب بنتے ہیں، انسان، مشین، مواد، طریقہ، پیمائش، اور ماحول)۔ اس عمل میں، آڈیٹر کو کچھ اور وجوہات پوچھنی چاہئیں، مثال کے طور پر، خام مال کے گودام میں، کارخانہ اپنی حفاظت کیسے کرتا ہے اور شیلف لائف کا انتظام کیسے کرتا ہے؛ عمل کے معائنے کے دوران، کون اس کا معائنہ کرے گا، اس کا معائنہ کیسے کریں، اگر مسائل پائے جائیں تو کیا کریں، وغیرہ۔ چیک لسٹ ریکارڈ کریں۔ سائٹ پر آڈٹ پورے فیکٹری کے معائنہ کے عمل کی کلید ہے۔ آڈیٹر کا سنجیدہ سلوک گاہک کے لیے ذمہ دار ہے، لیکن سخت آڈٹ فیکٹری کو پریشانی کا باعث نہیں ہے۔ اگر کوئی مسئلہ ہے تو، آپ کو فیکٹری سے رابطہ کرنا چاہیے تاکہ معیار کو بہتر بنانے کے بہتر طریقے حاصل کیے جاسکیں۔ یہ آڈٹ کا حتمی مقصد ہے۔

4. دستاویز کا جائزہ

دستاویزات میں بنیادی طور پر دستاویزات (معلومات اور اس کا کیریئر) اور ریکارڈز (سرگرمیوں کو مکمل کرنے کے ثبوت کے دستاویزات) شامل ہیں۔ خاص طور پر：

دستاویز：کوالٹی مینوئل، طریقہ کار کے دستاویزات، معائنہ کی وضاحتیں/معیار کے منصوبے، کام کی ہدایات، ٹیسٹ کی وضاحتیں، معیار سے متعلق ضوابط، تکنیکی دستاویزات (BOM)، تنظیمی ڈھانچہ، خطرے کی تشخیص، ہنگامی منصوبے وغیرہ۔

ریکارڈ:سپلائر کی تشخیص کے ریکارڈ، خریداری کے منصوبے، آنے والے معائنہ کے ریکارڈ (IQC)، عمل کے معائنہ کے ریکارڈ (IPQC)، تیار شدہ مصنوعات کے معائنہ کے ریکارڈ (FQC)، آؤٹ گوئنگ انسپیکشن ریکارڈز (OQC)، دوبارہ کام اور مرمت کے ریکارڈ، ٹیسٹ کے ریکارڈ، اور غیر موافق مصنوعات کو ضائع کرنے کے ریکارڈ، ٹیسٹ رپورٹس، آلات کی فہرستیں، دیکھ بھال کے منصوبے اور ریکارڈز، تربیتی منصوبے، صارفین کے اطمینان کے سروے وغیرہ۔

5. آڈٹ کے نتائج کا خلاصہ اور توثیق

یہ مرحلہ آڈٹ کے پورے عمل میں پائے جانے والے مسائل کا خلاصہ اور تصدیق کرنا ہے۔ اسے چیک لسٹ کے ساتھ تصدیق اور ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہے۔ اہم ریکارڈ یہ ہیں: سائٹ کے آڈٹ میں پائے جانے والے مسائل، دستاویزات کے جائزے میں پائے جانے والے مسائل، ریکارڈ کے معائنے میں پائے جانے والے مسائل، اور کراس انسپیکشن کے نتائج۔ مسائل، ملازمین کے انٹرویوز میں پائے جانے والے مسائل، انتظامی انٹرویوز میں پائے جانے والے مسائل۔

6. اختتامی اجلاس

آخر میں، آڈٹ کے عمل میں نتائج کی وضاحت اور وضاحت کے لیے حتمی میٹنگ کا اہتمام کریں، دونوں فریقوں کے مشترکہ مواصلت اور گفت و شنید کے تحت آڈٹ دستاویزات پر دستخط اور مہر لگائیں، اور ایک ہی وقت میں خصوصی حالات کی اطلاع دیں۔

کوالٹی آڈٹ کے تحفظات

فیکٹری آڈٹ پانچ رکاوٹوں پر قابو پانے کا عمل ہے، جس میں ہمارے آڈیٹرز کو ہر تفصیل پر توجہ دینے کی ضرورت ہوتی ہے۔ کے سینئر ٹیکنیکل ڈائریکٹرٹی ٹی ایسسب کے لیے 12 معیاری آڈٹ نوٹس کا خلاصہ:

1۔آڈٹ کی تیاری کریں۔：جائزہ لینے کے لیے ایک چیک لسٹ اور دستاویزات کی فہرست تیار رکھیں، یہ جانتے ہوئے کہ کیا کرنا ہے۔۔

2.پیداوار کا عمل واضح ہونا چاہیے۔：مثال کے طور پر ورکشاپ کے عمل کا نام پہلے سے معلوم ہوتا ہے۔۔

3۔پروڈکٹ کوالٹی کنٹرول کی ضروریات اور جانچ کی ضروریات واضح ہونی چاہئیں：جیسے ہائی رسک کے عمل۔

4.دستاویزات میں معلومات کے لیے حساس رہیں,جیسے تاریخ۔

5۔سائٹ پر طریقہ کار واضح ہونا چاہئے:خصوصی روابط (کیمیائی گودام، ٹیسٹ روم، وغیرہ) کو ذہن میں رکھا جاتا ہے۔۔

6۔سائٹ پر موجود تصاویر اور مسئلہ کی تفصیل کو یکجا کیا جانا چاہیے۔۔

7.خلاصہتفصیلی ہونا：نام اور پتہ، ورکشاپ، عمل، پیداواری صلاحیت، اہلکار، سرٹیفکیٹ، اہم فوائد اور نقصانات، وغیرہ؛

8.مسائل پر تبصرے تکنیکی اصطلاحات میں بیان کیے جاتے ہیں:مخصوص مثالیں دینے کے لیے سوالات۔

9.ایسے تبصروں سے گریز کریں جو چیک بار کے مسئلے سے متعلق نہ ہوں۔۔

10۔نتیجہ، سکور کا حساب درست ہونا چاہیے۔：وزن، فیصد، وغیرہ۔

11۔مسئلہ کی تصدیق کریں اور سائٹ پر موجود رپورٹ کو صحیح طریقے سے لکھیں۔۔

12.رپورٹ میں دی گئی تصاویر اچھے معیار کی ہیں۔：تصاویر واضح ہیں، تصاویر کو دہرایا نہیں جاتا ہے، اور تصاویر کا نام پیشہ ورانہ طور پر رکھا گیا ہے۔

کوالٹی آڈٹ، حقیقت میں، معائنہ کے طور پر ایک ہی ہے,پیچیدہ آڈٹ کے عمل میں کم کے ساتھ زیادہ حاصل کرنے کے لیے موثر اور قابل عمل فیکٹری معائنہ کے طریقوں اور مہارتوں میں مہارت حاصل کریں۔,واقعی صارفین کے لیے سپلائر کے معیار کے نظام کو بہتر بنائیں، اور بالآخر صارفین کے لیے معیار کے مسائل کی وجہ سے پیدا ہونے والے خطرات سے بچیں۔ ہر آڈیٹر کے ساتھ سنگین سلوک یہ ہے کہ وہ گاہک کے لیے بلکہ اپنے آپ کے لیے بھی ذمہ دار ہو!