Dù bạn là SQE hay thu mua, dù bạn là ông chủ hay kỹ sư, trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, bạn sẽ đến nhà máy để kiểm tra hoặc nhận sự kiểm tra từ người khác.
Vậy mục đích của việc kiểm tra nhà máy là gì? Quy trình kiểm tra nhà máy và làm thế nào để đạt được mục đích kiểm tra nhà máy? Những cạm bẫy phổ biến nào sẽ khiến chúng ta đánh lừa khi đánh giá kết quả kiểm tra nhà máy, nhằm đưa những nhà sản xuất không đáp ứng triết lý kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty vào hệ thống chuỗi cung ứng của công ty?
Cách thực hiện kiểm toán nhà máy chuyên nghiệp
1. Mục đích của việc kiểm tra nhà máy là gì?
Một trong những người mua (khách hàng) hy vọng sẽ hiểu rõ hơn về các nhà cung cấp tiềm năng thông qua việc kiểm tra nhà máy, có được thông tin cụ thể về năng lực kinh doanh, quy mô sản xuất, quản lý chất lượng, trình độ kỹ thuật, quan hệ lao động và trách nhiệm xã hội, v.v. và so sánh các thông tin này. với Ngưỡng đầu vào của nhà cung cấp được so sánh và đánh giá toàn diện, sau đó việc lựa chọn được thực hiện theo kết quả đánh giá. Báo cáo kiểm tra nhà máy cung cấp cơ sở để người mua đánh giá liệu nhà cung cấp có thể hợp tác lâu dài hay không.
Việc kiểm tra nhà máy lần thứ hai cũng có thể giúp người mua (khách hàng) giữ được uy tín và phát triển bền vững. Người ta thường thấy một số phương tiện truyền thông nước ngoài vạch trần việc sử dụng lao động trẻ em, lao động tù nhân hoặc bóc lột lao động nghiêm trọng của một thương hiệu nổi tiếng, (chẳng hạn như xưởng bóc lột sức lao động của Apple ở Việt Nam). Hậu quả, các thương hiệu này không chỉ phải chịu mức phạt khổng lồ mà còn phải có sự chung sức của người tiêu dùng. kháng cự.
Ngày nay, việc kiểm tra nhà máy không chỉ là nhu cầu của bản thân công ty thu mua mà còn là biện pháp cần thiết theo luật pháp của Châu Âu và Hoa Kỳ.
Tất nhiên, những lời giải thích này được viết hơi quá. Thực tế, mục đích của hầu hết chúng ta đến nhà máy ở giai đoạn này đơn giản hơn. Đầu tiên, chúng ta cần xem nhà máy có tồn tại hay không; thứ hai, chúng ta cần xem tình hình thực tế của nhà máy có liên quan đến tài liệu quảng cáo và hoạt động kinh doanh hay không. Nhân viên nói hay quá.
Cách thực hiện kiểm toán nhà máy chuyên nghiệp
2. Quy trình kiểm tra nhà máy và việc kiểm tra nhà máy như thế nào để đạt được mục đích kiểm tra nhà máy?
1. Giao tiếp giữa người mua và nhà cung cấp
Giải thích trước về thời gian kiểm tra nhà máy, thành phần nhân sự và những điều cần sự hợp tác của nhà máy trong quá trình kiểm tra nhà máy.
Một số người thường xuyên cần nhà máy cung cấp thông tin cơ bản của họ trước khi kiểm tra nhà máy, chẳng hạn như giấy phép kinh doanh, đăng ký thuế, ngân hàng mở tài khoản, v.v. và một số cũng cần điền vào báo cáo kiểm toán chi tiết bằng văn bản do người mua cung cấp.
Ví dụ, tôi từng làm việc tại một nhà máy do Đài Loan tài trợ và Sony đã đến công ty chúng tôi để kiểm tra nhà máy. Trước khi kiểm tra nhà máy, họ đã đưa ra báo cáo về việc kiểm tra nhà máy của mình. Nội dung rất chi tiết. Có hàng trăm dự án nhỏ. Sản xuất, tiếp thị, kỹ thuật, chất lượng, kho bãi, nhân sự và các liên kết khác của công ty đều có các hạng mục đánh giá tương ứng.
2. Cuộc họp kiểm tra nhà máy lần đầu tiên
Giới thiệu ngắn gọn cho cả hai bên. Sắp xếp người hộ tống và lên lịch kiểm tra nhà máy. Đây là quy trình tương tự như đánh giá ISO
3. Rà soát hệ thống văn bản
Hệ thống tài liệu của công ty đã đầy đủ hay chưa. Ví dụ: nếu công ty có bộ phận mua hàng thì có văn bản nào về hoạt động mua hàng không? Ví dụ: nếu công ty có thiết kế và phát triển thì có hệ thống tài liệu để hình thành các tài liệu chương trình cho hoạt động thiết kế và phát triển không? Nếu không có tập tin quan trọng, đó là một thiếu sót lớn.
4. Đánh giá tại chỗ
Chủ yếu đến hiện trường để xem, chẳng hạn như nhà xưởng, kho 5S, phương tiện phòng cháy chữa cháy, nhận dạng hàng nguy hiểm, nhận dạng vật liệu, sơ đồ mặt bằng, v.v. Ví dụ: phiếu bảo trì máy đã được điền trung thực hay chưa. Có ai đã ký vv.
5. Phỏng vấn công nhân, phỏng vấn quản lý
Việc lựa chọn đối tượng để phỏng vấn người lao động có thể được chọn ngẫu nhiên từ danh sách của công ty hoặc có thể được chọn theo ý muốn, chẳng hạn như cố tình chọn những người lao động chưa đủ tuổi trong độ tuổi từ 16 đến 18 hoặc những người được kiểm toán viên ghi lại mã số công việc trong quá trình phỏng vấn. Công nhân kiểm tra hiện trường.
Nội dung phỏng vấn cơ bản liên quan đến tiền lương, giờ làm việc và môi trường làm việc. Để bảo vệ quyền và lợi ích của người lao động, quá trình phỏng vấn được nhà máy bảo mật tuyệt đối, nhân viên quản lý nhà máy không được phép có mặt cũng như không được phép ở lại khu vực gần phòng phỏng vấn.
Nếu bạn vẫn không hiểu một số câu hỏi trong quá trình kiểm tra nhà máy, bạn có thể trao đổi lại với ban lãnh đạo công ty để tìm hiểu thêm về tình hình.
6. Họp tổng kết
Những ưu điểm và sự khác biệt thấy được trong quá trình kiểm tra nhà máy được tóm tắt. Bản tóm tắt này sẽ được nhà máy xác nhận và ký ngay tại chỗ bằng văn bản. Những hạng mục không phù hợp cần thay đổi, khi nào cần cải tiến, ai sẽ hoàn thiện và các thông tin khác sẽ được gửi đến thanh tra nhà máy để xác nhận trong một khoảng thời gian nhất định. Không loại trừ khả năng xảy ra cuộc kiểm tra nhà máy lần thứ hai và thứ ba.
Quy trình kiểm tra nhà máy của khách hàng về cơ bản giống như quy trình kiểm tra nhà máy ISO, nhưng có một điểm khác biệt. ISO kiểm toán nhà máy là thu phí của công ty, giúp công ty tìm ra những tồn tại, cải thiện những tồn tại và cuối cùng là đáp ứng được yêu cầu.
Khi khách hàng đến kiểm tra nhà máy, họ chủ yếu kiểm tra xem công ty có đáp ứng yêu cầu của họ hay không và liệu bạn có đủ tiêu chuẩn để trở thành nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn của họ hay không. Anh ấy không tính phí cho bạn nên nó nghiêm ngặt hơn so với kiểm toán ISO.
Quy trình là như vậy, làm sao thanh tra nhà máy của khách hàng có thể nhìn ra bộ mặt thực sự của doanh nghiệp?
Thứ ba, kinh nghiệm chiến đấu thực tế được tóm tắt như sau:
1. Tài liệu bị mây che
Về cơ bản, bạn không cần phải xem quá nhiều file chương trình. Các tập tin chương trình quá dễ dàng để làm. Bạn có thể vượt qua nhà máy ISO. Về cơ bản không có vấn đề gì về vấn đề này. Là người đánh giá, hãy nhớ đọc ít tài liệu và nhiều hồ sơ hơn. Xem họ có làm theo tài liệu không.
2. Một bản ghi không có ý nghĩa
Để xem xét theo một chủ đề. Ví dụ, bạn hỏi bộ phận mua hàng xem có danh sách các nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn không? Ví dụ bạn hỏi bộ phận kế hoạch có lịch sản xuất không, ví dụ bạn hỏi bộ phận kinh doanh có xem xét đơn hàng không?
Ví dụ, bạn có hỏi bộ phận chất lượng xem có đợt kiểm tra nào không? Nếu họ được yêu cầu tìm những tài liệu riêng lẻ này, họ chắc chắn có thể cung cấp chúng. Nếu họ không cung cấp được thì nhà máy như vậy sẽ không cần phải xem xét lại. Chỉ cần về nhà và đi ngủ để tìm một cái khác.
Nó nên được đánh giá như thế nào? Nó rất đơn giản. Ví dụ: đơn hàng của khách hàng được chọn ngẫu nhiên, bộ phận kinh doanh phải cung cấp báo cáo đánh giá đơn hàng này, bộ phận kế hoạch phải cung cấp kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu tương ứng với đơn hàng này và bộ phận mua hàng phải cung cấp đơn hàng mua hàng. đơn hàng tương ứng với đơn hàng này, Yêu cầu bộ phận thu mua cung cấp xem các nhà sản xuất trên các đơn đặt hàng này có nằm trong danh sách nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn hay không, yêu cầu bộ phận chất lượng cung cấp báo cáo kiểm tra đến của các nguyên liệu này, yêu cầu bộ phận kỹ thuật cung cấp SOP tương ứng , và yêu cầu bộ phận sản xuất cung cấp báo cáo sản xuất hàng ngày tương ứng với kế hoạch sản xuất,… Chờ đã.
Nếu bạn không tìm thấy bất kỳ vấn đề nào sau khi kiểm tra mọi cách, điều đó có nghĩa là một nhà máy như vậy khá đáng tin cậy.
3. Đánh giá tại chỗ là mấu chốt, quan trọng nhất là có thiết bị kiểm tra thiết bị sản xuất tiên tiến hay không.
Tài liệu có thể được nhiều người viết đẹp mắt, nhưng việc gian lận tại hiện trường không dễ dàng như vậy. Đặc biệt là một số điểm chết. Chẳng hạn như nhà vệ sinh, chẳng hạn như cầu thang, chẳng hạn như xuất xứ mẫu mã trên máy móc, thiết bị, v.v. Việc kiểm tra không báo trước có tác dụng tốt hơn.
4. Phỏng vấn công nhân, phỏng vấn quản lý
Các cuộc phỏng vấn với các nhà quản lý có thể tìm thấy câu trả lời từ phản hồi của họ. Phỏng vấn nhân viên thiên về lắng nghe hơn là hỏi. Người đánh giá không cần công ty của nhà máy đi cùng. Sẽ hiệu quả hơn nếu bạn đến nhà hàng của nhân viên và chọn một nơi để ăn tối với nhân viên và trò chuyện thoải mái hơn là bạn yêu cầu một ngày.
Cách thực hiện kiểm toán nhà máy chuyên nghiệp
4. Những cạm bẫy phổ biến nào có thể khiến chúng tôi đánh giá sai về kết quả kiểm tra tại nhà máy:
1. Vốn đăng ký.
Nhiều bạn bè cho rằng vốn đăng ký nhiều hơn nghĩa là nhà máy có thế mạnh. Trong thực tế, nó không phải là trường hợp. Dù ở Trung Quốc có 100w hay 1000w thì công ty có vốn đăng ký 100w hay 1000w đều có thể đăng ký ở Trung Quốc, nhưng chỉ cần bỏ thêm tiền cho công ty do đại lý đăng ký. Anh ấy không cần phải lấy ra 100w hay 1000w để đăng ký gì cả.
2. Kết quả đánh giá của bên thứ ba, chẳng hạn như đánh giá ISO, đánh giá QS.
Hiện tại, việc có được chứng chỉ ISO ở Trung Quốc là quá dễ dàng và bạn có thể mua một chứng chỉ sau khi bỏ ra 1-2 tuần. Vì vậy, thành thật mà nói, tôi thực sự không thể đồng ý với chứng chỉ iso rẻ tiền đó.
Tuy nhiên, ở đây cũng có một mẹo nhỏ. Chứng chỉ ISO của nhà máy càng lớn thì càng hữu ích vì các chuyên gia đánh giá ISO không muốn tự đập nát biển hiệu của mình. Về cơ bản họ có thể bán chứng chỉ iso.
Ngoài ra còn có chứng chỉ chứng nhận ISO của các công ty chứng nhận nổi tiếng quốc tế như CQC của Trung Quốc, Saibao và TUV của Đức.
3. Hệ thống tập tin hoàn hảo.
Tài liệu được viết quá tốt và việc thực thi thì tệ. Ngay cả tập tin và hoạt động thực tế là những thứ hoàn toàn khác nhau. Ở một số nhà máy, để đối phó với việc rà soát, có những người đặc biệt làm ra file ISO, nhưng không ai biết những người ở lại văn phòng và viết file này biết về hoạt động thực tế của công ty đến mức nào.
5. Cùng tìm hiểu cách phân loại và phương pháp kiểm tra nhà máy của các công ty Châu Âu và Châu Mỹ:
Việc kiểm tra nhà máy của các công ty châu Âu và Mỹ thường tuân theo các tiêu chuẩn nhất định và chính các công ty hoặc tổ chức kiểm toán bên thứ ba được ủy quyền tiến hành kiểm toán và đánh giá các nhà cung cấp.
Các công ty khác nhau có các tiêu chuẩn kiểm toán khác nhau cho các dự án khác nhau, vì vậy việc kiểm tra nhà máy không phải là hành vi chung mà phạm vi tiêu chuẩn được áp dụng sẽ khác nhau tùy theo các tình huống khác nhau. Cũng giống như các khối Lego, các tiêu chuẩn kết hợp kiểm tra nhà máy khác nhau được xây dựng.
Nhìn chung, các hợp phần này có thể được chia thành bốn loại: kiểm toán nhân quyền, kiểm toán chống khủng bố, kiểm toán chất lượng và kiểm toán môi trường, sức khỏe và an toàn.
Hạng mục đầu tiên, thanh tra nhân quyền
Chính thức được gọi là kiểm toán trách nhiệm xã hội, kiểm toán trách nhiệm xã hội, đánh giá nhà máy trách nhiệm xã hội, v.v. Nó được chia thành chứng nhận tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (chẳng hạn như chứng nhận SA8000, ICTI, BSCI, WRAP, SMETA, v.v.) và đánh giá tiêu chuẩn phía khách hàng (còn được gọi là kiểm tra nhà máy COC như: WAL-MART, DISNEY, Carrefour kiểm tra nhà máy, v.v.).
Việc “kiểm tra nhà máy” này chủ yếu được thực hiện theo hai cách.
1. Chứng nhận Tiêu chuẩn Trách nhiệm Xã hội của Doanh nghiệp
Chứng nhận tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp đề cập đến hoạt động trong đó nhà phát triển hệ thống trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp ủy quyền cho một số tổ chức bên thứ ba trung lập xem xét liệu các doanh nghiệp đăng ký vượt qua một tiêu chuẩn nhất định có thể đáp ứng các tiêu chuẩn quy định hay không.
Chính người mua yêu cầu các doanh nghiệp Trung Quốc phải vượt qua một số chứng nhận tiêu chuẩn về “trách nhiệm xã hội” quốc tế, khu vực hoặc ngành và lấy chứng chỉ đủ tiêu chuẩn làm cơ sở để mua hoặc đặt hàng.
Các tiêu chuẩn này chủ yếu bao gồm SA8000, ICTI, EICC, WRAP, BSCI, ICS, SMETA, v.v.
2. Đánh giá tiêu chuẩn phía khách hàng (Quy tắc ứng xử)
Trước khi mua sản phẩm hoặc đặt hàng sản xuất, các công ty đa quốc gia trực tiếp xem xét việc thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, chủ yếu là tiêu chuẩn lao động, của các doanh nghiệp Trung Quốc theo các tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội do các công ty đa quốc gia xây dựng, thường được gọi là quy tắc ứng xử của doanh nghiệp.
Nói chung, các công ty đa quốc gia vừa và lớn có quy tắc ứng xử riêng của công ty, chẳng hạn như Wal-Mart, Disney, Nike, Carrefour, BROWNSHOE, PAYLESS HOESOURCE, VIEWPOINT, Macy's và các nước Châu Âu và Châu Mỹ khác. Nhóm các công ty trong lĩnh vực quần áo, giày dép, nhu yếu phẩm hàng ngày, bán lẻ và các ngành công nghiệp khác. Phương pháp này được gọi là xác thực của bên thứ hai.
Nội dung của cả hai chứng nhận đều dựa trên tiêu chuẩn lao động quốc tế, yêu cầu nhà cung cấp phải thực hiện một số nghĩa vụ nhất định về tiêu chuẩn lao động và điều kiện sống của người lao động.
Để so sánh, chứng nhận của bên thứ hai xuất hiện sớm hơn, có phạm vi và tầm ảnh hưởng lớn hơn, trong khi các tiêu chuẩn và đánh giá về chứng nhận của bên thứ ba toàn diện hơn.
Hạng mục thứ hai, kiểm tra nhà máy chống khủng bố
Một trong những biện pháp đối phó với hoạt động khủng bố xuất hiện sau sự kiện 11/9 ở Mỹ năm 2001. Có hai dạng C-TPAT và GSV được chứng nhận. Hiện nay, chứng chỉ được khách hàng chấp nhận rộng rãi nhất là chứng chỉ GSV do ITS cấp.
1. C-TPAT Chống khủng bố
Hiệp định Đối tác Thương mại-Hải quan Chống Khủng bố (C-TPAT) nhằm mục đích hợp tác với các ngành liên quan để thiết lập hệ thống quản lý an ninh chuỗi cung ứng nhằm đảm bảo an toàn vận chuyển, thông tin an toàn và điều kiện hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến của chuỗi cung ứng. lưu thông, từ đó ngăn chặn sự xâm nhập của những kẻ khủng bố.
2. GSV chống khủng bố
Xác minh An ninh Toàn cầu (GSV) là một hệ thống dịch vụ kinh doanh hàng đầu quốc tế cung cấp hỗ trợ cho việc phát triển và thực hiện các chiến lược an ninh chuỗi cung ứng toàn cầu, liên quan đến an ninh nhà máy, kho bãi, đóng gói, bốc xếp và vận chuyển, v.v.
Nhiệm vụ của hệ thống GSV là hợp tác với các nhà cung cấp và nhập khẩu toàn cầu để thúc đẩy phát triển hệ thống chứng nhận an toàn toàn cầu, giúp tất cả các thành viên tăng cường đảm bảo an toàn và kiểm soát rủi ro, nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng và giảm chi phí.
C-TPAT/GSV đặc biệt phù hợp với các nhà sản xuất, nhà cung cấp xuất khẩu cho mọi ngành hàng tại thị trường Mỹ, có thể vào Mỹ qua đường nhanh, giảm bớt liên kết kiểm tra hải quan; Để tối đa hóa sự an toàn của sản phẩm từ khi bắt đầu sản xuất đến khi đến đích, giảm tổn thất và thu hút được nhiều thương nhân Mỹ hơn.
Loại thứ ba, kiểm toán chất lượng
Còn được gọi là kiểm tra chất lượng hoặc đánh giá năng lực sản xuất, nó đề cập đến việc kiểm tra nhà máy dựa trên tiêu chuẩn chất lượng của một người mua nhất định. Các tiêu chuẩn của nó thường không phải là “tiêu chuẩn phổ quát”, khác với chứng nhận hệ thống ISO9001.
So với kiểm toán trách nhiệm xã hội và kiểm toán chống khủng bố, kiểm toán chất lượng ít thường xuyên hơn. Và độ khó của kiểm toán cũng ít hơn so với kiểm toán trách nhiệm xã hội. Lấy FCCA của Walmart làm ví dụ.
Tên đầy đủ của cuộc kiểm toán nhà máy FCCA mới được Wal-mart triển khai là: Factory Capability & Pressure Assessment là đánh giá sản lượng và năng lực của nhà máy. Bao gồm các khía cạnh sau:
1. Cơ sở vật chất và Môi trường Nhà máy
2. Hiệu chuẩn và bảo trì máy
3. Hệ thống quản lý chất lượng
4. Kiểm soát vật liệu đầu vào
5. Kiểm soát quy trình và sản xuất
6. Thử nghiệm trong phòng thí nghiệm nội bộ
7. Kiểm tra lần cuối
Hạng mục thứ tư, kiểm toán an toàn và sức khỏe môi trường
Bảo vệ môi trường, sức khỏe và an toàn, viết tắt tiếng Anh EHS. Khi toàn xã hội ngày càng quan tâm nhiều hơn đến các vấn đề an toàn và sức khỏe môi trường, quản lý EHS đã thay đổi từ một công việc phụ trợ thuần túy trong quản lý doanh nghiệp thành một phần không thể thiếu trong hoạt động bền vững của doanh nghiệp.
Các công ty hiện đang yêu cầu đánh giá EHS bao gồm: General Electric, Universal Pictures, Nike, v.v.
Thời gian đăng: 03-08-2022